Sammanfattning av slutrapport från projekt Telependling Nynäshamn

Bakgrund
Det finns minst 4000 personer, eller ca: 40 % av de förvärvsarbetande i Nynäshamns kommun, som pendlar till sitt arbete. De flesta pendlar till Stockholmsområdet, ca 60 km norrut. Genomsnittsrestiden för många av dessa, räknat från dörr till dörr är upp mot tre timmar. Nynäshamns kommun ville hjälpa dessa genom att starta ett informationsprojekt med syfte att få fler människor att börja telependla, dvs att arbeta 1 - 2 dagar i veckan från hemmet eller från en lokal på bostadsorten. Projekt Telependling startade 94-03-01 efter ett beslut i Nynäshamns kommunstyrelse 94-02-24.

Parter
Nynäshamns kommun är huvudman för projektet.
Länsstyrelsen i Stockholms län, enheten för regional utveckling,
Stockholms läns Landsting, enheten för glesbygds- och skärgårdsfrågor
Telia AB, leverantör av telekommunikationslösningar och teletjänster

Andra intressenter
Nutek
KFB

Sponsorer
Kontorslandslaget
Martella Morgana
MicroSoft
Telia AB
Synapsen AB

Projektbeskrivning
Nynäshamns kommun har startat ett projekt som syftar till att på olika sätt stödja ökad Telependling (distansarbete) inom kommunen. Genom information, stöd, utbildning, rådgivning och kunskap om de tekniska hjälpmedel som behövs vill kommunen hjälpa dom som är intresserade att prova telependling som ett alternativ till dagens sätt att arbeta.

Mål för projektet
Att visa på de möjligheter som finns med modern teknik att arbeta en del av sin tid från hemmet eller en lokal på orten. Ett ökat användande av informationsteknologi inom kommunen, t.ex. skolan, kommunal information, lokala företag osv. Genom information, utbildning och försök, intressera fler människor att förlägga sitt arbete till orten. Försöka finna nya arbetsuppgifter som kan utföras på distans. Minska pendlingen och få en positiv miljöeffekt. Skapa nya jobb i glesbygden och skärgården. Profilera Nynäshamn som det goda exemplet.

Styrgrupp
En styrgrupp med representanter för Nynäshamns kommun, Länsstyrelsen, Landstinget och Telia har fungerat som styrelse för projektet och varit det högsta beslutande organet.

Projektgrupp
Paul Nyman, Projektledare på halvtid från 1 mars 1994.
Thomas Flink, Telias representant halvtid från 1 mars 1994.
Johan Krafft, ALU under 6 månader från 18 april 1994 och därefter deltidsanställd två dagar per vecka.
Therese Sundholm, ALU under 6 månader från 6 sept. 1994 och därefter anställd på heltid.
Sven Olov Nilsson, ALU från 1 sept. 1995 till projektets slut.

Marknadsföring
För att nå uppmärksamhet har vi medvetet arbetat med annonser i lokalpress, skyltning längs infarterna till Nynäshamn, bearbetat press, radio och TV, skapat informationsmaterial t.ex. Gotlandsfolder, diskett med bildspel. Drivit olika kampanjer, bearbetat företag.

Telependlarkontoret
Ett telependlarkontor med två arbetsplatser etablerades i nämndhuset i centrala Nynäshamn. Där fanns möjlighet att visa olika tekniska lösningar och möjlighet att prova på. Kontoret utrustades med flexibla möbler, sladdlösa telefoner och fax, persondatorer av multimediatyp med CD-ROM spelare, ljudkort, högtalare och mikrofon. Den 27 april 1994 invigdes Telependlarkontoret vid en officiell ceremoni av Landshövding Ulf Adelsohn. På telependlarkontoret har vi haft möjlighet att ta emot besök och agerat som gratis konsulter inom området telependling / distansarbete mot alla som haft sin hemvist i Nynäshamns kommun.

Externt intresse
Många kommuner har visat stort intresse för Telependlarprojektet och representanter från ett 25-tal kommuner har besökt oss för att ta del av våra erfarenheter och idéer. Tidningar är en annan kategori som visat stort intresse för projektet och som besökt oss för att göra reportage och skriva artiklar om projektet och telependling i allmänhet. Studenter från universitet och högskolor har besökt oss för att få information i syfte att skriva uppsatser om olika aspekter på telependling och distansarbete.

Interna aktiviteter

Projekt kommun-pilot
Ett pilotprojekt har startats i kommunen i syfte att undersöka och utvärdera möjligheterna arbeta på distans. Kommunens personalchef har tagit initiativet till att "leva som man lär" och ser projektet som ett led i jämställdhetsarbetet. Om pilotprojektet faller väl ut vill kommunen genomföra de förändringar som behövs samt stödja en utveckling som leder till att anställda i kommunen kan arbeta på distans.

Intresselista
Ett kontaktregister med personer som visat intresse för projektet har byggts upp där vi delat in personerna i olika kategorier. Status 1 februari 1996
INFO 60 personer
VTP 79
PTP 56
ITP 61
OTP 65
Summa 321

Kategorier
INFO = intresserad av projektet och vill följa dess utveckling.
VTP = har ett arbete som lämpar sig för telependling, bor i kommunen, och skulle vilja telependla, men har inte talat med arbetsgivaren.
PTP = vill telependla, har börjat diskuterat med sin arbetsgivare
ITP = arbetar ibland utanför den ordinarie arbetsplatsen, t.ex. på kvällar och helger, extraarbete eller övertid, oftast utan att kalla det telependling
OTP = arbetar någorlunda regelbundet del av sin ordinarie arbetstid utanför den ordinarie arbets- platsen, gör det officiellt med arbetsgivarens goda minne eller är egenföretagare.

Slutstatus kontroll
Under de sista veckorna av projektet, februari 1996, genomfördes en telefonundersökning mot gruppen OTP+ITP. 125 personer ringdes upp och vi diskuterade deras dåvarande situation. Undersökningen visade att 73 st kunde enligt vår definition klassas som OTP och 21 st som ITP.

En överraskande stor andel, 27 st, hade "slutat" telependla av olika skäl, 8 st hade bytt jobb eller flyttat från orten, 8 st anger ändringar i organisationen som skäl, 19 st hade tidigare hört till kategori ITP.

Det är viktigt att komma ihåg att det sker en naturlig strömning mellan kategorierna och att vi i detta fall inte kontrollerat övriga kategorier, dvs det är rimligt att anta att det kan ha förekommit strömningar även från t.ex. gruppen VTP (79 st) till kategori OTP och ITP.

En mycket stor andel, ca 80 %, ansåg att projektet haft en positiv betydelse för deras telependlande. Ca. 20 % av de tillfrågade ansåg att projektet haft en direkt avgörande inverkan på deras beslut att börja telependla.

De vanligaste positiva erfarenheterna
* Slipper resor, spara tid
* Mer effektiv
* Ökad flexibilitet

De vanligaste negativa erfarenheterna
 * Saknar arbetskamraterna, isolerad
* Saknar papper eller andra saker, saker på fel ställe
*  Jobbar för mycket

Grannskapskontoret
Det finns två sätt att telependla, från hemmet eller från ett kontor på bostadsorten. Vår bedömning har varit att ca 90 % kommer att välja hemmet för distansarbete. Den återstående gruppen är potentiella kunder till ett grannskapskontor och de vanligaste motiven är:
* de har inte plats i hemmet
* de vill inte blanda arbete och övrig tid
* det är lättare för arbetsgivaren att acceptera telependling från ett grannskapskontor

Den 24 november 1994 undertecknades ett samverkansavtal mellan Telependlar-projektet och Back Office Service AB (BOS) om att starta ett Grannskapskontor i Nynäshamn senast mars 1995. Noteras skall att BOS bedriver sin verksamhet på rent kommersiella grunder utan något statligt eller kommunalt stöd. Den 2 juni 1995 invigdes grannskapskontoret officiellt. Grannskapskontoret ligger centralt och det är lätt att ta sig dit med olika former av kommunikationsmedel, nära till matställen, butiker och annan service. Grannskaps-kontorets affärs är att tillhandahålla flexibla lösningar med en hög grad av tillgänglighet och hög kvalitet på utrustning och service. Prissättningen är flexibel och principen är att man betalar för det man behöver och det man använder.

Skolundersökning
I mars 1995 genomfördes en enkel enkät i samarbete med samtliga skolor i Nynäshamns kommun och respektive klassföreståndare. Ungefär hälften av klasserna från årskurs 1 i grundskolan tom årskurs 3 Gymnasieskolan deltog. Vi ställde tre frågor till eleverna:
1. Har ni dator hemma ? Ja-svar = 882 st;  49,2 %
2. Har ni fax hemma? Ja-svar = 264 st; 14,7 %
3. Förälder som pendlar till sitt arbete? Ja-svar = 951; st 53 %

Torö undersökning
Under juni -juli genomfördes en kampanj riktad mot fritidsboende i kommunen. Det finns totalt ca 4000 fritidsboende, därav ca 3500 icke Nynäshamnare. Att förlänga sitt sommarboende med hjälp av distansarbete eller telependling skulle vara positivt för orten. Vi ville undersöka intresset för telependling och informera om dess möjligheter. Totalt delades 1616 enkäter ut, 22 har svarat på enkäten och 11 är intresserade av telependling

Pendel undersökning
Under maj - juni 1995 genomfördes en kampanj riktad mot alla som pendlar till och från Nynäshamn. Totalt delades 1 044 enkäter ut, 270 har svarat på enkäten och 112 är intresserade av telependling Några intressanta fakta om pendlarna från pendelenkäten baserad på totalt 270 svar.
1. Arbetar i privata sektorn                                                                            47 %
2. Ordinarie arbetsplats i Stockholmsområdet                                                  78 %
3. Arbetat mer än 5 år i nuvarande bransch                                                      70 %
4. Arbetat mer än 5 år med nuvarande arbetsuppgifter                                     40 %
5. Brukar förlägga någon del av arbetet utanför ordinarie arbetsplatsen              41 %
6. Om ja på fråga 5, 2 - 5 tim / vecka                                                             38 %
7. Stor påverkan på sin egen planering                                                           50 %
8. Stor påverkan på sitt arbetstempo                                                              44 %
9. Stor påverkan på förläggning av arbetstiden                                                 35 %
10. Stor påverkan på egna raster                                                                    41 %
11. Stor påverkan på semester förläggning                                                       29 %
12. Stor påverkan på var arbetet skall utföras                                                  10 %
13. 5 - 8 tim / vecka skulle kunna utföras i bostaden                                        27 %
14. Vilket alternativ skulle du föredra för arbete på distans , hemmet                  48 %
15.                                                                          Grannskapskontor           34 %
16. Den vanligaste restiden till och från arbetet är 2-3 tim/dag                           32 %
17. Vanligaste färdmedel till jobbet kollektivtrafik                                              59 %
18. Egen bil                                                                                                   25 %
19. Utrustning i hemmet Telefon                                                                      99 %
20. Mobiltelefon                                                                                             44 %
21. Dator                                                                                                       38 %
22. Skrivare                                                                                                   37 %
23. Telefonsvarare                                                                                          36 %
24. Bärbar dator                                                                                             22 %
25. Fax                                                                                                         16 %
26. Modem                                                                                                    15 %
27. Ålder 18 - 29 år                                                                                        17 %
28. 30 - 39 år                                                                                                22 %
29. 40 - 49 år                                                                                                26 %
30. 50 - 59 år                                                                                                31 %
31. 60 - 65 år                                                                                                  3 %
32. Kön Män                                                                                                  48 %
33. Kvinnor                                                                                                    52 %
34. Vanligaste utbildning Universitet o högskola                                                 32 %
35. Gymnasium                                                                                              31 %
36. Yrkesinriktad eftergymnasial                                                                       18 %
37. Grundskola/realskola                                                                                   8 %

Linköpings universitet undersökning
Linköpings universitet, Tema Teknik och Social förändring och forskaren Lennart Sturesson gör en jämförande studie mellan Nyköping och Nynäshamn. Undersökningen skall beskriva hur informationsteknik och telependling lanseras och etableras på ett område, hur telependlarna använder informationsteknik och hur de inrättar sina liv. Tre olika grupper, i åldern 18 - 65 år, har valts ut i Nynäshamn för denna studie och samtliga har fått svara på ett antal frågor i enkätform.
Grupp 1 Boende i kvarteret Kronan
Grupp 2 Boende i kvarteret Skonaren
Grupp 3 Projektets intresentlista 950101

Totalt har ca. 190 enkätsvar kommit in, dessa har sammanställts och skickats till Linköping för analys och utvärdering. En rapport från denna undersökning beräknas vara klar till sommaren 1996.

Erfarenheter, lärdomar, insikter
Det finns ett klart ökande intresse för Telependling och distansarbete idag jämfört med när vi startade projektet för två sedan.

Mot bakgrund av att många pendlar till sitt arbete och den stora uppmärksamhet som projektet fått, trodde vi att betydligt fler skulle vara igång efter två år. Den mentala omställningen till arbete på distans tar tid och det måste vi har respekt för.

Ett beslut att tillåta telependling på en arbetsplats är en större förändring än vad man vid första anblicken tror.

· Det kan gälla att planera arbetet på ett annat sätt.

· Sträva efter att så mycket information som möjligt hanteras elektroniskt.

· Eftersträva att reducera mängden papper.

· Acceptera att dela lokaler och utrustning med andra.

· Skapa gemensamma system för hur dokument märks och arkiveras.

· Förlägga gemensamma möten till bestämda dagar.

· Lita på sina medarbetare i högre utsträckning.

· Utveckla nya sätt att mäta resultat och måluppfyllelse.

· Göra det möjligt att utifrån komma in i företagets datorsystem

Det är genom dessa förändringar som ett företag kan räkna hem vinsterna på att införa telependling. Genom minskade lokalytor, högre produktivitet hos medarbetarna, mindre frånvaro, effektivare möten, bättre metoder för uppföljning av resultat och en ökad motivation hos medarbetarna.

Arbetsmarknadsläget med hög arbetslöshet leder till att personer som har ett arbete är rädda om det och väldigt försiktiga att ta upp en fråga som kan kännas kontroversiell. Finns det minsta antydan om negativ attityd från ledningens sida till telependling eller förändringar överhuvudtaget så ligger de flesta lågt och avvaktar till senare.

Att acceptera telependling som ett nytt sätt att arbeta handlar mycket om attityder. De flesta svenskar har en Luthersk inställning till arbetet, vi skall vara duktiga, strävsamma och arbeta flitigt. Detta innebär för de flesta att vara på jobbet på bestämda tider och inte komma för sent.

Den gamle chefen var en övervakare som kontrollerade närvaro och mätte tid, som vill se sina underställda för att veta att dom jobbar. Om nu plötsligt folk börjar telependla och bara är på arbetet ibland, hur vet man då att dom arbetar. Djupt rotade attityder kan ta lång tid att förändra.

Den nye chefen behöver vara mer av en lagledare och en i teamet. Detta kan var en svår omställning för många och en del känner säkert sin ställning hotad. Det största motståndet kommer oftast från chefer på mellannivå.

Vår erfarenhet visar att det troligen finns ett ganska stort mörkertal i våra siffror genom att många telependlar utan att vi vet om det, man jobbar över i hemmet i stället för att stanna kvar på jobbet, man kallar det tjänsteresa och åker hem och jobbar när man behöver vara ifred. Man kallar det något annat och tycker inte att man behöver vår hjälp utan klarar sig själv.

Telependling har blivit ett begrepp och en accepterad form för distansarbete. Vi tror att projektet verksamt har bidragit till detta genom den publicitet vi fått och de aktiviteter vi genomfört. Vi vet från många exempel att vi fungerat som en katalysator för att starta processer och försök med telependling på andra orter.

Det finns en utbredd uppfattning att tekniken inte är något problem. Vår erfarenhet är att nästan alla har problem i början. På den ordinarie arbetsplatsen finns det nästan alltid någon som man kan ropa på när papperet fastnar i skrivaren, när modemet inte hittar COM-porten, när en ny programvara skall installeras. Hemma finns inte den möjligheten. Det är viktigt med utbildning och framför allt support och stöd. Att använda enklast möjliga teknik räcker långt.

Framtiden
Det finns helt klart en framtid för telependling som komplement till det traditionella sättet att arbeta. Som stöd för detta påstående kan nämnas följande iakttagelser.

En växande grupp människor arbetar med information och informationsinnehållet i våra produkter ökar ständigt.

Utbildningen i skolan kommer i ökande grad att vara baserad på datorer och IT, vilket leder till en generation av människor som har den nödvändiga kunskapen om tekniken för att kunna tillgodogöra sig nya arbetsformer.

Ökande internationella kontakter, inte minst genom vårt inträde i EG. IT hjälper oss att hålla kontakten. Plats, tid och avstånd blir ett mindre problem med IT som hjälpmedel.

Ökade krav på livskvalitet och attraktivt boende ger en strömning från stora centra till det lilla samhället, folk vill arbeta nära sin bostad, telependling är lösningen, småstaden är framtidens vinnare med hjälp av IT.

Tekniken utvecklas snabbt mot bättre prestanda, enklare att använda och billigare pris.

Nya tjänster och möjligheter kommer att utvecklas som är nåbara över telenätet

Telenäten blir snabbare och priserna på trafiken blir lägre, skillnaden mellan att ringa lokalt och över stora avstånd kommer att krympa.

Allt detta talar för att telependling kommer att öka och det är rimligt att anta att 5 - 10 % av den yrkesverksamma befolkningen kommer att telependla någon gång in på 2 000-talet.