Projekt rapport
Distansarbete för anställda i Nynäshamns kommun
Innehållsförteckning
Flexibla arbetsformer .. .. . sid 2
Fördelar för den anställde ...... sid 3
Fördelar för arbetsgivaren. sid 4
Fördelar för samhället .. .. sid 6
Säkerhet . sid 10
Avtal . sid 10Erfarenheter från starten .. . .. sid 11
Uppföljning efter tre månader .. sid 11
Uppföljning efter 6 månader sid 12
Erfarenheter från pilotgruppen ... .. sid 16
Slutsatser och lärdomar ... .. sid 17
Nynäshamns kommun har sedan juli 1995 drivit ett projekt under ledning av personalchefen i syfte att undersöka möjligheterna för kommunens anställda att arbeta på distans. Under den senare delen av projektet har en fokusering skett på arbetsplatsen och den egna organisationen och de nya möjligheter som finns med ett flexibelt arbetssätt.
Projektet har drivits så att en pilotgrupp på 10 personer fått möjlighet att arbete del av sin tid från hemmet. Vid skapandet av denna grupp har en bred genomgång skett av alla de frågor som är förknippade med distansarbetet, t.ex. avtal, teknik, säkerhet osv. Gruppens arbete har följts och utvärderats genom enkäter, intervjuer och möten.
Vi har även arbetat med ett större antal medarbetare och via enkäter och intervjuer undersökt deras sätt att arbeta, deras inställning till flexibelt arbete, vilka möjligheter och begränsningar som finns, lokalanvändning, beroende av papper m.m.
Vi kan konstatera att det går att arbete på distans i en kommunal organisation. Alla som fått möjlighet att prova är positiva till möjligheten och vill gärna fortsätta. Det finns nästan inga negativa anmärkningar från arbetskamrater och chefer.
Det finns en vilja och beredskap, hos de flesta som vi talat med, för förändringar mot ett flexiblare synsätt på arbetsplatsen. Många kan tänka sig att inte "äga" sitt rum, man är beredd att dela utrymme med andra. Det finns en god potential för att minska det samlade kontorsutrymmet och detsamma gäller pappersmängden på det egna kontoret.
I dag är det många människor som arbetar med information i vid bemärkelse, ca 80% av alla nya jobb skapas inom tjänstesektorn och en stor del därav är informationsarbetare.
Nya flexibla arbetsformer utvecklas där det blir lättare att kombinera arbete, fritid och vila. Det finns ett egenvärde i det nya sättet att organisera sitt liv och livskvalitet blir ett nyckelord. Synen på arbetet som en mer integrerad del av livet börjar sprida sig. Under vissa perioder behöver man kanske arbeta många timmar för att sedan ta det lite lugnare. Vi är på väg bort från den statiska 9 till 5 lunken och över till någon form av årsarbetstid. Då är det viktigt att ha "nära till jobbet " och snabbt kunna alternera mellan arbete och andra aktiviteter.
Nya sätt att värdera arbetet kommer, det viktiga är kunskap, att prestera resultat och uppfylla mål, det blir mindre viktigt att mäta tid och kontrollera närvaro. Arbetet kan utföras från olika platser, t.ex. på distans från hemmet.
Distansarbete innebär att den anställde tillåts utföra en del av sitt ordinarie arbete från hemmet eller från en annan lokal nära hemmet.
De arbetsuppgifter vi talar om är arbete med information i någon mening, självständiga arbetsuppgifter, som inte kräver ständig tillsyn och ledning och där det är möjligt att definiera mål och resultat av arbetet. Arbetsuppgifterna bör ge en viss grad av tillfredsställelse eller "belöning" vid genomförandet och utförs enklare och snabbare om individen får koncentrera sig utan avbrott.
En person som passar för distansarbete skall kunna sitt arbete och ha erfarenhet, vara disciplinerad och kunna styra sig själv, dvs. vara "självrullande". Andra faktorer som har betydelse är t.ex.:
· ett bra förhållande till chefer och medarbetare.
· motiverad och "tycka om" sitt arbete, inte behöva "piska eller morot".
· välorganiserad, hålla ordning på information och utrustning.
· klara av att den minskade "sociala" kontakten med arbetskamrater och ledning
· kunna skilja på arbetstid och annan tid, undvika hemmets frestelser.
· undvika att bli arbetsnarkoman och därmed en belastning för familjen.
Distansarbete är bra inte bara för den enskilde utan även för företaget och samhället. Praktiska försök som gjorts i Sverige och utomlands visar en produktivitetsökning mellan 30 - 50 % för personer som arbetar hemma. Orsaken anses vara lättare att koncentrera sig på en uppgift och mindre störande avbrott.
Fördelar med distansarbete för den anställde
Genom att arbeta en till två dagar från hemmet kan resandet reduceras med samma tid. Genomsnittstiden för många som pendlar är ca tre timmar från dörr till dörr, det motsvarar drygt tre arbetsmånader varje år - som man reser bort.
Fortfarande är det så att de allra flesta börjar och slutar sitt arbete vid ungefär samma tider på morgon och kväll, vilket leder till max belastning på trafiksystemen ofta med köer och trafikstockningar som följd. När man arbetar på distans slipper man "trafik eländet".
Om man reser mindre minskar resekostnaderna, detta gäller framförallt dom som åker egen bil. Man kan också spara pengar genom att t.ex. äta hemma.
Stressande situationer som att passa tider för att hinna med pendeln, hinna lämna barnen på dagis, hinna till jobbet när det är störningar i trafiken, tvingas lämna arbetet när man är mitt uppe i ett arbete för att hinna med tåget, allt detta är exempel som kan skapa stress och oro.
Distansarbete passar utmärkt för s.k. "vara ifred sysslor", när man behöver tänka, planera, läsa, skriva osv. Då kan det vara skönt att sitta hemma och slippa bli avbruten av arbetskamrater eller kunder.
I hemmet kan man skapa en behaglig arbetsmiljö. Alla försöker ordna sitt boende så att det är trevligt bo där, det nya är att allt fler ordnar ett "hemmakontor", det kan i bästa fall vara ett separat rum eller en del av ett rum som också används för andra ändamål.
Man måste inte sätta på sig "uniformen" innan man går till jobbet, många människor "klär upp sig" för jobbet. Hemma kan man gå och strosa i bekväma kläder om man vill.
Här skapas en möjlighet att växla mellan arbete och fritid på ett helt nytt sätt, det blir inte självklart att ha fasta tider dvs. 9 till 5 lunken. Kanske kan man jobba hemma några timmar på morgonen för att slippa bilköer, eller jobba på kvällen. Det blir mycket enklare att arbeta mertid eller övertid.
Att kombinera vissa hushållsgöromål som att slänga i en tvättmaskin som sköter sig själv och efter någon timme hänga tvätten tar inte speciellt många minuter från jobbet och det blir gjort.
Vara till hands när barnen kommer hem från skolan, helt säkert är det så att det är roligare och tryggare för ett barn i skolåldern att komma hem till huset eller lägenheten om mamma eller pappa är hemma. Man kan prata en stund om skoldagen, fixa lite mat, hjälpa till om det är något problem, barnen mår bättre och blir lugna och harmoniska.
Någon är hemma, "vakthund" mot ovälkommet besök. Tyvärr förekommer det alltför ofta att "skumma" individer besöker bostadsområdena på dagtid i ohederliga avsikter. Många områden är närmast avfolkade under dagtid eftersom alla arbetar. Då kan det vara bra ett någon är hemma och tittar ut genom fönstret då och då, kanske öppnar för sotarn i grannhuset, tar emot ett paket eller liknande.
Kunskap om tekniken ger ökat marknadsvärde, distansarbete är oftast förenat med att man använder datorer som arbetsverktyg, hämtar och skickar information över telenätet via fax, E-post, eller som filer. Kunskap om dessa moderna verktyg och deras användning är en plusspost på vägen in i informations- och kunskapssamhället.
Tekniska hjälpmedel kan användas för "privat bruk". Om man har kommit överens med arbetsgivaren kan man kanske på sin fritid och som ett led i att bli duktigare, skriva privata brev och skicka eller ta emot fax från vänner och bekanta.
Lättare att ha kontakt med fjärran länder p.g.a. tidsskillnaden, vi har allt fler kontakter med länder i andra delar av världen som ligger i andra tidzoner. Arbetet blir enklare om vi t.ex. måste ringa ett viktigt telefonsamtal till USA på kvällen, när vi kan göra det från hemmet.
Distansarbete bygger på ett förtroende mellan arbetsgivare och arbetstagare, det är ett större ansvar som läggs på individen att arbeta effektivt även i hemmet, att själv ansvara för sin dag, att lösa problem som dyker upp. Med detta följer ett ökat självförtroende som både individen och arbetsgivaren har nytta av.
Fördelar med distansarbete för arbetsgivaren
Ökad produktivitet hos distansarbetare ( 20 - 40% ). Det finns studier som visar att man kan öka sin produktivitet ordentligt, troligen är det klokt att ta de allra högsta siffrorna med en nypa salt. Klart är dock att de allra flesta som distansarbetar kan öka sin produktivitet. Ett skäl till detta är naturligtvis möjligheten att få göra en viss arbetsuppgift klar utan avbrott. Ett annat skäl är att det är enklare att göra färdigt jobbet även om "dagen är slut" för att kunna start med något nytt nästa dag. Mertid och övertid kan skötas på ett mycket enklare sätt när jobbet är så nära till.
Minskade kostnader för lokaler, mindre lokalyta behövs, ca 40 % av alla skrivbord är alltid tomma på ett ordinärt kontor av helt naturliga skäl, sjukdom, semester, utbildning, kundbesök, möten osv. Av tradition skall varje medarbetare ha sin egen arbetsplats och allra helst sitt eget rum. Vi har vant oss vid hur ett klassiskt kontor skall se ut, en lång korridor med rum på varje sida.
Idag är det fullt möjligt att dela på arbetsplatsen, datorerna är sammanbundna i lokala nätverk och en persons identitet är kopplat till användar ID och lösenord, inte till en fysisk dator, mer och mer information lagras elektronisk.
Troligen kan de flesta slänga 50 % av alla pärmar, papper, mappar som brukar stå i bokhyllan, utan att det skulle inverka menligt på arbetet. Bokhyllan är en kuliss som skall vara fylld, en del av möblemanget. Det nya är det flexibla kontoret, där man delar på resurser och utrymmen, här finns stora pengar att spara i minskade kostnader för lokaler och utrustning. Om färre medarbetare är på kontoret minskar också overhead kostnaderna, dvs rörliga kostnader som är relaterade till antalet personer, t.ex. städning, fika, elförbrukning.
Om man tillåter distansarbete i organisationen kanske det räcker med 60 % av den utrustning som finns på kontoret idag. Man delar på utrustning, kontoret blir i högre utsträckning en mötesplats där man träffar ledning, arbetskamrater, kunder.
Genom det förtroende som följer av rätten att arbeta på distans ökar också motivationen hos de anställda. Det blir viktigt att definiera vad som skall göras, dvs att ange mål för verksamheten och sätta en tid när arbetet skall vara klart. Det blir mindre viktigt att kontrollera närvaro och mäta tid.
Det blir viktigt att ledning och medarbetare definierar arbetsuppgifterna som skall utföras, klargör målet och sätter en rimlig tid arbetet skall vara klart. Härigenom erhålls en bättre kontroll på de enskilda arbetsuppgifterna och man tvingas strukturera arbetet på ett bättre sätt.
Möjligheten att distansarbeta är tilltalande för de flesta anställda och bör göra medarbetare som har långt till jobbet mindre benägna att söka andra arbeten med hänvisning till avståndet. Detta leder till minskad personalomsättning. Distansarbete innebär också större frihet och ansvar vilket oftast uppfattas som positivt av de anställda.
Många unga som är på väg ut på arbetsmarknaden är uppfödda med datorer och kan mycket om moderna verktyg för informationshantering. De kommer i ökad utsträckning att ställa krav på möjligheten till ett flexibelt arbete både i tiden och rummet. Det blir lättare att rekrytera ny personal om man kan erbjuda möjligheten att distansarbeta och upptagningsområdet ökar.
Det finns en trend mot att bryta mönstret med fasta arbetstider, lika varje dag, året runt. Verkligheten är oftast en annan med toppar och dalar i beläggningen, vi går mot flexiblare arbetstider, kanske årsarbetstid, där man jobbar mycket vissa perioder för att ta det lite lugnar andra perioder, distansarbete kommer helt klart att underlätta denna form av planering.
Sjukförsäkringssystemet är digitalt, antingen är man helt sjuk eller helt frisk eller rättare sagt antingen arbetar men eller är man sjukskriven. Man kan vara bara lite sjuk, t.ex. förkyld, då kan det vara praktiskt att arbeta från hemmet, man slipper smitta sina kamrater och man kan vila en stund på dagen och arbeta igen det senare. Om barnen är sjuka räcker det oftast att man finns till hands hemma, kan laga mat och äta tillsammans. Resultat färre sjukdagar.
Det är klart för alla att vår jord har begränsade tillgångar på resurser och energi, det är lika klart att vi måste värna om vår miljö. Distansarbete är ett sätt att spara energi och minska utsläppen genom ett minskat resande. Ta som exempel den tid och resurser som åtgår när en person sätter sig i en bil och reser 60 km till an arbetsplats för att skriva ett brev. Samma brev kan skrivas hemma och skickas över telenätet till mottagaren, detta till en bråkdel av kostnaden och mångdubbelt snabbare. Det är redan idag en del av många företags policy att värna miljön och detta kommer att bli ännu mer markerat i framtiden. Det är bra för företagets image om man bryr sig om vår gemensamma miljö.
Fördelar med distansarbete för samhället
Mindre trafik ger ökad framkomlighet, samhället ansvarar för vägarna och måste bygga vägsystem som klarar av topparna i trafiken, stora summor spenderas varje år på vägar och broar i och kring våra städer och samhällen. Distansarbete ger en möjlighet till att reducera trafiken och kapa topparna i rusningstrafik. Även en liten reduktion av trafiken morgon och kväll kommer alla till del, även dom som måste åka morgon och kväll. En minskningen med 5 % skulle ge en ökad framkomlighet på 40 % enligt en trafikforskare. Det är möjligt att spara stora kostnader i trafiksystem, vägar och broar om distansarbete och distansarbete ökade.
Färre olyckor, minskad kostnad för sjukvård. Stora summor läggs varje år ner på vård av dom som drabbas av olyckor trafiken och många dör i trafiken. Det personliga lidandet, de materiella skadorna och bortfallet i produktionen är andra minusposter. Det finns ett tämligen rakt samband mellan minskad trafik och minskade olyckor. Mindre trafik ger färre olyckor.
Minskad energiförbrukning och minskade störningar på miljön är ett samhällsintresse. Alla exempel på åtgärder som kan leda till besparingar av energi och minskade föroreningar av vår miljö borde uppmuntras och stödjas av samhället. Distansarbete är ett sådant exempel.
Nya möjligheter att kombinera arbete, fritid och vila kan bli en följd av distansarbete. Det gamla industrisamhället där produktion av varor krävde koncentration av resurser, fabriker, råvaror och arbetskraft håller på att övergå till informations- och kunskapssamhället där vi inte behöver samma koncentration av resurser.
Nya levnadsmönster uppstår där arbete, fritid och vila blandas på ett nytt sätt och det blir inte lika strikt uppdelat som tidigare. Det kan i vissa delar liknas vid det gamla bondesamhället där familjen och hemmet var medelpunkten och där man gjorde det som behövde göras när situationen så krävde och vilad och roade sig när tiden medgav det. Det nya livsmönstret är förvisso inte lika hårt som i forna tider och informationshantering är inte lika tungt som forna tiders jordbruk. Distansarbete är ett litet steg i den riktningen.
Minskat beroende av avstånd, vi kommer att få ökade möjligheter till arbete utanför tätorterna, på landsbygden och i skärgården genom den teknik som utvecklas för informationsarbete. Förutsättningarna till ett decentraliserat boende, där människor kan bosätta sig i mindre orter med överlägsen boendemiljö, närhet till naturen och lugnare levnadsvillkor ökar. Det blir en ökad frihet för individen eftersom det inte krävs en koncentration av resurser som tidigare. En levande landsbygd och skärgård kan bibehållas till glädje både för dom som är fastboende och dom som vill vara där på sin fritid.
Nya intressanta arbetsformer kan utvecklas, ett exempel är s.k. virtuella företag eller imaginära organisationer. T.ex. ett antal små företag sluter sig samman till ett virtuellt företag. Man samarbetar om vissa projekt eller arbetsuppgifter där var och en bidrar med sin speciella kompetens, men delar på risken i en satsning och man delar vinsten om satsningen lyckas.
En viktig faktor är den moderna informationsteknologin och dess nya verktyg som gör det möjligt att samarbeta även om man inte befinner sig på samma ort. Man behöver inte investera i stora och kostsamma gemensamma lokaler, man slipper mycket av den övergripande administrationen och man kan bo kvar på hemorten även om de andra företagen i gruppen finns på helt andra ställen i landet eller i världen.
Det blir lättare att sprida sitt resande över dygnet med ett flexiblare tidsschema, alla behöver inte samtidigt resa till och från jobbet inom loppet av några timmar morgon och kväll med trafikproppar och kaos som följd. Alla vinner på att resandet sprids ut över dygnet, även dom som inte distansarbetar.
Mindre resande ger positiva effekter på miljön, sparar energi och minskar farliga utsläpp, det leder till färre olyckor med åtföljande minskade kostnader för samhället. Ett ökat miljömedvetande, som kommer att bli allt starkare, gör det svårt att motivera varför man skall resa många mil för att t.ex. skriva ett brev.
Ett bättre utnyttjande av lokaler möjliggörs, stora bostäder finns redan som ofta står tomma på dagtid, kontor är dyra och dåligt utnyttjade, minst 40 % av alla arbetsplatser står alltid outnyttjade på dagtid av naturliga orsaker, så som kundbesök, möten, semester, sjukdom osv. Det finns goda möjligheter att reducera dyrbara kontorsytor.
Modern teknik med datorer, kommunikation över telenätet, Internet och allehanda nya redskap och tjänster som vi med ett övergripande namn brukar kall IT är en av hörnstenarna i utvecklingen mot flexibla arbetsformer och distansarbete. Teknik och kunskap utvecklas snabbt och generellt kan sägas att tekniken blir enklare att använda, billigare och allt fler ny arbetsredskap och tjänster kommer att skapas i framtiden.
Sverige har ett väl fungerande och utbyggt telenät vilket leder till att den geografisk placering minskar i betydelse vilket är viktigt i ett land som Sverige med stora avstånd inom landet och beläget i utkanten av det nya Europa.
Det är lättare att flytta information än människor, det är mycket billigare och det går betydligt snabbare.
Projektet startades i juli 1995 med syfte att undersöka möjligheterna för kommunalt anställd personal att förlägga en del av sin arbetstid utanför den ordinarie arbetsplatsen och arbeta på distans.
Följande kan läsas i kommunens jämstäldhetsprogram och utgör en av utgångspunkterna för projektet :
"Under vissa perioder av livet kan behov finnas att kunna arbeta med sina ordinarie arbetsuppgifter i hemmet för att bättre kunna förena arbetsliv och familj. Kommunen ställer sig därför i grunden positiv till anställda som vill utnyttja arbete via s.k. telependling".
Utöver denna utgångspunkt finns andra ingångar i projektet som t ex att studera nya möjligheter till organisation, lokalbehov och arbetstider.
En projektgrupp under ledning av Personalchefen, Staffan Lundquist, har ansvarat för arbetet. Följande personer har ingått i arbetsgruppen: Sven-Gunnar Andersson (IT/AU), Jan Erik Carlsson, (IT/AU), Lars Erik Dedering (arbetsrättsliga och juridiska frågor) Paul Nyman (konsult, expert)
Projektet avsåg att undersöka och utreda:
· de ändringar i organisation och arbetssätt som kan behöva göras för att möjliggöra distansarbete.
· vilka tekniska förändringar som behövs för att möjliggöra distansarbete.
· vilka krav på säkerhet och behörighet måste beaktas i den kommunala förvaltningen för att tillåta distansarbete.
· vilka arbetsuppgifter som är möjliga att utföra på distans ?
· vilka arbetsuppgifter kan enligt nuvarande regler tillåtas att utföras på distans ?
· hur påverkas avtal, förordningar, regler, försäkringar o. dyl. av telependling ?
· hur förändras arbetet för den som telependlar ?
· hur förändras relation mellan dom som telependlar och dom som arbetar konventionellt ?
· hur påverkas organisation av telependling ?
· hur förändras boendet och förhållandet inom familjen om en part arbetar hemma ?
· vilka personer passar som telependlare ?
· vilka krav skall ställas på en hemarbetsplats och vilken typ av teknisk utrustning behövs för att kunna arbeta effektivt ?
· Projektet ger möjligheter för de anställda att slippa resa till jobbet varje dag, minskat resande är bra för miljön och sparar energi.
· Ökade möjligheter för personer i ett skede av rehabilitering att delta i det vanliga arbetslivet.
· Kommunal information kan göras tillgänglig på ett lättare sätt för dom som distansarbetar, i förlängningen kan detta utvecklas även till kommunens medborgare.
· Ökade möjligheter för föräldrar att kombinera omsorgen om barn och familj med arbetet.
· Ökade möjligheter att behålla kvalificerad personal.
· Långlediga har lättare att behålla kontakten med jobbet
· Nynäshamns kommun kan bli en modell och ett typexempel för andra att studera.
Vi valde en arbetsmetod som innebar att informera personalen om projektet via informationsmöten och intresserade fick anmäla sitt intresse. En urvalsprocess genomfördes som baserades på enkäter och intervjuer med de intresserade. En pilotgrupp, som omfattade 9 personer, valdes ut med varierande arbetsuppgifter och ansvarsområden.
· Personalsekreterare, administrativa kontoret
Arbetar med avtal, arbetsrätt, arbetsmiljö, protokoll, förhandlingar
· Löneassistent, Administrativa kontoret
Registrerar underlag för löneutbetalningar, hanterar tjänstledighet, frånvaro, reseräkningar m.m. beräkningar, skatteredovisning
· Ekonomisekreterare, Kultur-, Park- och fritids-förvaltningen
Arbetar med avtal, bevakar avtal, hyror, administration av fastigheter, försäkringar, utbildning, föreningar.
· Peronalsekreterare, Skolkontoret
Övergripande personalfrågor, omplaceringar, omflyttningar, planering, rehabilitering, MBL förhandlingar, arbetsrättsfrågor
· Biträdande socialchef
Leder verksamhet via fast möten, planering, skriva, analysera verksamhet
· Avd.Chef / Byggprojekt- och servicegrupp
Leder 12 medarbetare, arbetar som intern konsult med byggprojekt, upphandlar, projekterar, verkställer byggnation, totalansvar. Förvaltar vissa fastigheter, ansvarar för om- och tillbyggnader, service, säkerhet.
· Ekonom, ekonomienheten, Socialförvaltningen
Arbetar med administration, budgetarbete, uppföljning, systemansvarig för vissa administrativa system
· Eko-gruppen, samordnare för Agenda 21 arbetet.
Sprida information, utbilda, planera, samordna projekt, skriva lokala agenda 21 för Nynäshamn
· Avdelningschef, mark, exploatering, trafik inom miljö- och stadsbyggnads-förvaltningen
Leder 6 medarbetare, Behöver oftast vara närvarande i sin arbetsgrupp, behöver lugn och ro för att formulera och skriva avtal, planera och tänka.
En analys av gruppens arbetsuppgifter genomfördes och behovet av teknisk utrustning fastställdes. Gemensamt för alla är behovet av dator med en fördelning av ca 50% stationär dator och 50% bärbar. 3 st har skrivare och samtliga har modem och möjlighet att logga in sig på kommunens nätverk.
För att uppnå ett rimligt krav på säkerhet och funktionalitet har kommunen bestämt att utrustningen skall vara enhetlig och detta gäller framför allt den programvara som används. Alla har samma typ och version av generella programvaror. När det gäller säkerheten används ett system med motringning till förinlagda telefonnummer. Det fungerar så att när man ringer upp kommunens nätverk från sin hemarbetsplats, bryts samtalet ner och kommunens dator ringer upp det aktuella telefonnumret. På så sätt kan endast behöriga personer ringa upp systemet. När kontakten har etablerats över telenätet gäller det normala påloggnings- förfarandet där respektive individ via sitt användar-ID och lösenord ges behörighet till de system som man har behörighet till.
Ett avtal har utarbetats och påtecknats mellan den anställde och arbetsgivaren där överenskommelse har gjorts om omfattning, arbetsuppgifter, arbetstidens förläggning, tillgänglighet m.m.
De första deltagarna i pilotgruppen började arbeta på distans i början av oktober 1995 och de andra efterhand som utrustning införskaffades. Det första utvärderingen gjordes i mitten av november 1996 med en uppföljning av tekniken, diskussion om dittills gjorda erfarenheter och förväntningar.
Det kunde noteras en viss avund mot dom som fick delta i piloten, det sågs som en förmån och ett förtroende. Många var nyfikna och intresserade och det fanns ett klart intresse för distansarbete som arbetsform.
En intervju genomfördes med samtliga i pilotgruppen. Vi ville också undersöka erfarenheter från medarbetare och chefer till några av piloterna och intervjuade 4 medarbetare och 4 chefer. Alla var mycket positiva. Att piloterna skulle tycka att det var positivt var väntat, men även chefer och arbetskamrater var i huvudsak positiva.
Tekniken strulade i början, det vanligaste problemet var uppkopplingen mot kommunens LAN och försenade leveranser av teknisk utrustning.
I de flesta fall ligger man uppkopplad under mycket kort tid mot nätet, mindre än 30 minuter per dag. Att kolla sin elektroniska post är det vanligaste skälet till att koppla upp sig, som nummer två kommer filhantering, att hämta eller skicka filer. Det finns två undantag som arbetar mer än 30 minuter per dag. I ena fallet löneadministration som görs direkt, on-line, mot lönesystemet i det andra fallet handlar det om systemutveckling och systemunderhåll.
De flesta anser att 1 dag per vecka verkar optimalt att distansarbeta, en pilot arbetar två dagar per vecka, övriga kortare tid. Det har uppstått s.k. "spontant" distansarbete i viss omfattning vid sidan av piloten, totalt ca 25 personer distansarbetar då och då inom kommunen idag och fler har anmält intresse för att få chansen att börja.
Alla är överens om att man får mer gjort när man får arbeta i lugn och ro hemma, vissa arbetsuppgifter går dubbelt så fort, t.ex. skriva brev , formulera rapporter och liknande.
Tre månader är för kort tid för att hinna "komma igång" ordentligt. Det finns en risk att man accepterar svårigheter och problem med hänvisning till att det rör sig om ett tidsbegränsat projekt. I första skedet är det naturligt att man "söker" efter de positiva erfarenheterna. De negativa kommer först senare. På frågan om den mest positiva erfarenheten svarar alla omgående med flera exempel. På frågan om den mest negativa kan de flesta inte komma på någon sådan.
Efter 6 månader genomfördes en ny uppföljning. Denna gång i form av en enkät med 25 frågor som skickades ut till både pilotgruppen och de s.k. " spontana" distansarbetare som vi känner till. 17 st enkäter lämnades in.
Av enkäterna kan man konstatera följande:
87 % distansarbetar en dag eller mindre per vecka.
69 % har inga problem med att skilja på distansarbete och andra aktiviteter i hemmet
67 % utför oftast sitt distansarbete på kvällen
47 % arbetar mer (längre tid) än innan dom började distansarbeta
33 % anser att dom gör ordentliga pauser under arbete på distans
87 % är nöjda med sin hemarbetsplats
40 % anser att hemarbetsplatsen kan förbättras ytterligare
60 % är nöjda med tekniken
20 % saknar ofta information som finns på kontoret när dom distansarbetar
47 % anser att denna information skulle vara möjlig att nå via telenätet
73 % anser det vara lätt att få kontakt med chef och medarbetare på distans
80 % anser det vara lätt att själva bli nådd i hemmet
67 % anser att produktiviteten ökar vid distansarbete, 8 st uppskattar den den ökade produktiviteten till 20 - 50 %, med ett medel på 35 %.
13 % anser det vara möjligt att mäta produktivitetsökningen, stor tveksamhet med andra ord, ingen enda har något förslag hur det skulle kunna gå till.
67 % anser att reaktionen från arbetskamrater och chefer för deras distansarbete är positiv.
0 % har känt sig isolerad i hemmet vid distansarbete (för kort tid för att hinna uppleva detta )
0 % har saknat sina arbetskamrater vid distansarbete (se kommentar ovan)
13 % anser att det blir mer arbete för dom som är kvar på kontoret när dom själva distansarbetar
20 % anser att ändringar i organisationen kan göra det lättare att arbete på distans
0 % har någon gång velat sluta arbeta på distans under den tid dom provat distansarbete
100 % vill fortsätta distansarbeta
73 % kan tänka sig att inte "äga" sin arbetsplats vid ett fortsatt arbete på distans. Tanken på det flexibla kontoret, där man tar en arbetsplats som råkar vara ledig, är inte främmande.
Den samlade erfarenheten från både pilotgruppen och de spontana distansarbetarna är över-vägande positiva och man upplever en ökad tillfredsställelse med arbetet genom möjligheten till distansarbete. De allra flesta anser att en dag per vecka är den optimala tiden man kan arbeta på distans.
Många, framför allt chefer, har ofta arbetat extra tid på kvällar och helger för att hinna planera och få undan sådant som inte hinns med under ordinarie tid. Med möjligheten till distansarbete slipper man i dag i större utsträckning än tidigare vistas på arbetsplatsen på kvällar och helger och har därigenom fått en bättre kontakt med familjen. Det är nära till att arbeta några timmar när tillfället dyker upp. Det är lätt att avbryta arbetet om man plötsligt får besök, barnen kallar på ens uppmärksamhet osv.
Med utgångspunkt från de positiva erfarenheter som erhållits under fas 1 av projektet beslutade personalchefen att förlänga projektet med en fas 2.
I fas 2 ville vi fokusera på "den andra sidan", dvs. den ordinarie arbetsplatsen, kontoret, möjligheten till besparingar genom att dela lokaler och utrustning och kartlägga de möjligheter och hinder som finns för ett flexiblare arbetssätt.
Under projektets gång har arbetet breddats till att i högre grad studera administrativ utveckling, ett flexiblare synsätt på arbetet samt nya arbetsmetoder där distansarbete är en möjlig konsekvens av den nya synsättet.
Vi ville genomföra ett antal undersökningar och studier, huvudsakligen inom de förvaltningar som representeras i arbetsgruppen, men vissa undersökningar kunde även gälla andra förvaltningar.
· vilka arbetsuppgifter är möjliga att utföra på distans.
· genomgång av ett antal anställda på respektive förvaltning och deras arbetsuppgifter.
· hur ser arbetsprocessen ut, input - utförande - output.
· genomgång av behov av direktkontakt med kollegor, "kunder", och andra.
· hur sker denna kontakt - spontant, planerade möten, telefon, mail.
· vilka måste vara tillgängliga och för vem är man tillgänglig.
· vilka hinder finns för att arbetsuppgifter inte kan utföras på distans.
· vilka organisatoriska förändringar behövs.
· vilka möjligheter finns att dela lokaler och utrustning.
· Intervjua spontana distansarbetare, chefer och kollegor som ett led i att pejla attityder, förväntningar, farhågor.
Vilka arbetsuppgifter är möjliga att utföra på distans ?
Totalt genomfördes 16 intervjuer med medarbetare och chefer som fick beskriva sitt arbete och hur det utfördes, en diskussion fördes om arbetssätt, användning av IT, lokalberoende och inställning till flexibla arbetsformer / distansarbete.
Resultat
Det finns en beredskap för förändringar av det nuvarande arbetssättet och en insikt om att förändringar behövs och kommer att genomföras. De flesta är positiva till de nya IT-verktygen, och tror att dessa skulle kunna användas mer och i fler situationer. Det är lätt att "fastna" i ett gammal arbetssätt och göra som man gjorde igår.
Det finns en utbredd övertygelse om vikten av att lära sig mer om IT och en fara/risk för ett utanförskap om man inte hänger med. Det behövs inte mer teknik och nya verktyg, utan i första hand tid att lära sig utnyttja de befintliga på ett bättre sätt.
De flesta kan tänka sig att inte "äga" sitt rum. Man är beredd att även dela utrymme med andra, en förutsättning är att det vid behov finns möjligheter att sitta enskilt samt att tillgången till nödvändig information, data och papper, inte försämras.
Eget rum ger en ökad benägenhet att samla papper, en stor del av pappersmängden används sällan och skulle kunna förvaras i gemensamma utrymmen. Synen på information är fortfarande i hög relaterad till papper i någon form. Man tänker i papper och handlingar, informationen finns inte förrän det finns på papper. Datorer ses i första hand som verktyg för att producera information = papper.
Analysera arbetsprocessen och studera behovet av direktkontakt och tillgänglighet.
Studien byggde på modellen att betrakta arbetet som Input > Process > Output.
På något sätt kommer uppgifter och information till en medarbetare (Input), detta bearbetas (Process) och leder till ett resultat (Output). Studien utfördes som en enkät eller ett formulär till 50 medarbetare där dom under en normal arbetsdag skulle göra noteringar om sig själva.
Resultat
Vi fick in totalt 29 svar. Vid en analys av svaren kan konstateras att vissa frågor gav utrymme för olika tolkningar varför en viss försiktighet anbefalls vid analys och slutsatser av resultaten.
En sammanställning av den genomsnittliga frekvensen under en normal arbetsdag för hela gruppen visar:
kontakter med kollega 11,0
kontakter med chef 2,6
kontakter med kund 5,3
kontakter med andra 3,2
antal besök 6,4
antal telefonsamtal 4,4
antal mail 1,1
antal fax 0,3
Det finns stora variationer mellan olika individer vilket är helt naturligt, men sammanställning ger ändå viss information om frekvensen.
Beläggning av lokaler. Det sägs att ca. 40 % av alla rum alltid står tomma under en normal arbetsdag.
Undersökningen gick till så att vi kontrollerade vilka rum som var tomma under ett antal slumpvis valda dagar, vid slumpvis valda tidpunkter, på ett antal olika avdelningar. Endast rum som någon gång används för arbete räknades. Undersökningen genomfördes på normal arbetstid under tidsperioden 4 november till 17 december. Undersökningen gjordes utan att de undersökta viste om det för att inte mätningen skall påverkas.
Datum, klockslag och beläggning noterades i ett protokoll. Totalt gjordes kontroller vid 81 olika tidpunkter och 169 rum undersöktes. Totalt 1826 kontrolltillfällen.
Resultat
Den genomsnittliga rumsbeläggningen var 45 % för hela mätperioden, dvs 55 % av alla rum var alltid tomma.
Högsta beläggning vid något tillfälle 86 %
Lägsta beläggning vid något tillfälle 14 %
Genomsnittlig beläggningsgrad fm ( 08,30 - 11,00) 46 %
Genomsnittlig beläggningsgrad em ( 13,00 - 17,30 kvällstj.) 44 %
Mängden papper i form av pärmar, mappar osv i ett vanligt kontorsrum kan troligen reduceras med upp till 50%. Minskat beroende av papper ökar möjligheten att distansarbeta.
Studien utfördes som en enkät som skickades till 51 st medarbetare via e-post. Vi fick svar från 41 st. Deltagarna ombads göra en kvalificerad bedömning av mängden papper i sitt rum.
Med papper menas alla former av tryck, böcker, pärmar, mappar, trycksaker, ritningar osv, m.a.o. ALLT SOM ÄR TRYCKT PÅ PAPPER.
En utgångspunkten skall vara vad som behövs för att kunna utföra de nuvarande arbetsuppgifterna. Sortera sedan uttryckt i procent enligt nedanstående kriterier.
1. Hur mycket kan slängas utan tvekan, eller med viss tvekan
2. Hur mycket skulle kunna delas med andra i ett gemensamt utrymme3.. Hur mycket bör eller måste vara kvar
4. Hur stor del av all information till dig kommer via datorn och nätet
5. Hur stor del av informationen som kommer via datorn brukar du skriva ut
Resultat
1. Hur mycket kan slängas utan tvekan, eller med viss tvekan = 22 %
2. Hur mycket skulle kunna delas med andra i ett gemensamt utrymme = 33 %
3. Hur mycket bör eller måste vara kvar = 45 %
4. Hur stor del av all information till dig kommer via datorn och nätet = 21 %
5. Hur stor del av informationen som kommer via datorn brukar du skriva ut = 24 %
Det är möjligt att reducera pappersmängden på det egna kontoret med mer än hälften. En tredjedel av allt papper skulle kunna förvaras i ett gemensamt utrymme
Drygt en femtedel av all information kommer via dator och nätet. En fjärdedel av denna information skrivs ut på papper
Erfarenheter från Pilotgruppen
Person A
- Jag slipper resa en dag i veckan och är inte så trött på kvällen efter en arbetsdag. Jag kan göra visst hushållsarbete, t.ex. brödbak, tvätt eller förbereda middagen när jag tar en bensträckarpaus. Har kunnat gå till en sjukgymnast mitt på dagen och ta igen förlorad arbetstid på kvällen. En nackdel är att jag ibland saknar en del material som finns på jobbet, trots att jag försökt planera hemmadagen noggrant.
Person B
- Börjar dagen senare arbetar mycket vid dator och brukar fika vid datorn. Tar få pauser utom vid lunchen. Finns hemma när pojken kommer hem från skolan, kan sätta på en tvättmaskin och hänga tvätten, hinner förbereda maten. Kan ta en promenad under lunchen, ligga och läsa en stund eller städa undan lite grand. Behöver inte klä mig ordentligt och inte tänka på att ta med matlådan. En nackdel är att behöva släpa materialet fram och tillbaka
Person C
- Börjar dagen något senare när jag jobbar hemma, har 50 km till jobbet och spar ca 40 minuter i restid med bil. Tar få pauser och en snabb lunch, som mest är avbrottet 45 minuter. Ringer mycket vilket går lika bra hemifrån. Slipper de vanliga störningarna hemma och får mycket mer gjort, ibland kan jag göra 8 timmars skrivarbete på 4 timmar. Kan ibland upplev att det är väldigt tyst. Tycker att en dag i veckan är lagom. Har upplevt enbart positiva erfarenheter och attityder från kollegor, familj och övrig omgivning.
Distansarbete
Det personliga mötet mellan människor fyller en viktig social funktion och skall inte underskattas, men inte heller övervärderas. Under långa perioder sitter de flesta medarbetare och arbetar allra bäst när de får vara ifred, detta omvittnas inte minst av den pilotgrupp som deltagit i projektet. Man arbetar effektivare och får mera gjort. Idealet torde vara att hitta en lämplig mix mellan distansarbete och "vanligt" arbete. Ett flexiblare synsätt på arbetet och tillgång till effektiva IT-verktyg ger ökade möjligheter att uppnå denna mix.
Information
Synen på information är fortfarande i hög grad relaterad till papper i någon form. Man tänker i papper och handlingar, informationen finns inte förrän det finns på papper. Datorer ses i första hand som verktyg för att producera information = papper.
Eget rum
De flesta kan tänka sig att inte "äga" sitt rum. Man är beredd att dela utrymme med andra, en förutsättning är dock att det, vid behov, finns möjligheter att sitta enskilt samt att tillgången till nödvändig information, data och papper, inte försämras. Eget rum ger en ökad benägenhet att samla papper, en stor del av pappersmängden används sällan och skulle kunna förvaras i gemensamma utrymmen.
Lokal utnyttjande
Den genomsnittliga rumsbeläggningen var 45 % för hela mätperioden, dvs 55 % av alla rum var alltid tomma. Det bör poängteras att vi endast har räknat rum som någon används för arbete, dvs även konferensrum och att samtliga rum någon gång används. Orsaken till att ett rum är tomt kan vara att vederbörande är på ett möte i en annan lokal, på kurs, är ledig, har semester, är sjukskriven osv.
Ett mål på sikt borde vara att reducera den totala lokalytan genom en förtätning av befintlig verksamhet och fler delade utrymmen. Lediga lokaler kan hyras ut för annan verksamhet.
Problemet är var man börjar i en befintlig organisation, med befintliga lokaler och fullt upp att göra. Det allra enklaste är naturligtvis att fortsätt arbeta som man gör nu. Problemet med detta ställningstagande är att svaret kommer att bli detsamma i morgon och nästa dag osv. Någonstans i tiden måste man börja förändra.Förändringar
Det finns en vilja och en beredskap för förändringar bland medarbetarna som skulle kunna användas för att driva processen vidare. De flesta är positiva till de nya IT-verktygen, och tror att dessa skulle kunna användas bättre och i fler situationer. Det är lätt att "fastna" i ett gammal arbetssätt och göra som man gjorde igår. Det finns idéer och förslag, men inget bra sätt att fånga upp dessa. En sätt kan vara att starta, lokala projekt, på avdelningsnivå. En inventering av möjligheter. Målet med dessa inventeringar skulle vara att finna nya organisatoriska möjligheter, ett flexiblare synsätt på arbetet och ett minskat lokalberoende. Att utveckla det flexibla arbetet, ger ökade möjligheter att skapa nya arbetssätt och öppningar över traditionella förvaltnings- och avdelningsgränser.
Utbildning
Det finns en utbredd övertygelse om vikten av att lära mer om IT och en fara/risk för ett utanförskap om man inte hänger med. Det behövs inte mer teknik och nya verktyg, utan i första hand möjlighet att lära sig utnyttja de befintliga på ett bättre sätt. Medarbetare bör får avsätta tid, som en del av den interna vidareutbildningen, för hur man kan utveckla den egna arbetsuppgiften med befintliga IT- verktyg. Övning på den personliga nivån innebär att den egna processen kommer igång, nya möjligheter kan upptäckas. Den enskilda individen äger och driver processen vilket ger ökad delaktighet i en förändringsprocess.
Pappersmängden
Det är möjligt att reducera pappersmängden på det egna kontoret med mer än hälften. En tredjedel av allt papper kan förvaras i ett gemensamt utrymme. Drygt en femtedel av all information kommer via dator och nätet, en fjärdedel skrivs ut på papper.
Eget rum leder till ökad benägenhet att samla papper, fler gemensamma utrymmen ger mindre papper. Man bör sträva efter att göra det "lite besvärligt" att hantera papper och istället underlätta informationshantering via datorer.
Underlag för vidare diskussioner
För att få igång en förändring bör man göra en mycket tydligt beskrivning av vad man vill uppnå och vad som är själva syftet med förändringen. Dessutom bör man beskriva målet i mätbara termer för att göra det möjligt att följa upp och utvärdera T.ex
Syfte
· Spara pengar och få en effektivare organisation
· Skapa en flexiblare arbetsmiljö för medarbetarna
· Ge medborgarna samma eller bättre serviegrad
Mål
· Minska det totala lokalutrymmet med 15 % inom 3 år
· Minska den personliga mängden av papper med 25 % inom 1 år
· Öka antalet flexibla arbetsplatser, dvs arbetsplatser som används av fler än en med 30 % inom 3 år
Förslag till Aktiviteter
· "Motor"-klubben
Identifiera lokala "motorer" - personer med intresse för ett förändrat arbetssätt. Etablera en organisation inom kommunen där lokala förslag och synpunkter samlas. "Motor"-klubben samarbetar över nätet via mail och konferenssystem. Avsätt tid - 2 tim/vecka för motorerna..
· "Övnings-fältet"
Identifiera områden där insatser behöver göras för att öva på de nya verktygen. Möjlighet att känna på nya verktyg, testa program och funktioner innan de tas i skarp drift. Etablera övningsmöjligheter via nätet, övningsuppgifter, frågor, svar, Distansutbildning, katalog med uppgifter, FAQ-lista, -ofta återkommande frågor ( frequently asked questions ). Helpdesk, - dit man vänder sig med frågor, IT-piloter - kollegor som kan hjälpa sina närmaste medarbetare. Övningsfältet finns på nätet och kan nås från vilken plats som helst. Skapa en IT-profil för varje medarbetare - IT-körkort
· "Flex-kontoret"
Inrätta ett utrymme med X arbetsplatser, där frivilliga får arbeta, fela utrymme, dela resurser, skapa rutiner för beläggning, skaffa erfarenheter, testa nya arbetssätt, första steget mot det flexibla kontoret,
· "Kommun-disken"
En disk dit allmänheten i första hand skall vända sig med sina frågor, kanske en utveckling av receptionen, där personer med bred kunskap om den kommunala verksamheten, generalister, skall finnas. 90 % av de vanligast förekommande frågorna skall kunna besvaras där. Svårare frågor hänvisas till specialister, som i första hand finns inom kommunen eller kanske rent av delas mellan flera kommuner.
Blanketter, nycklar, provrör för vattenprover osv. Allt fysiskt material som frekvent efterfrågas av allmänheten förvaras och finns tillgängligt där. Kan på sikt utvecklas till "Medborgarkontor" och förläggas till flera kommundelar. Kan troligen kombineras med bibliotek i framtiden - den nya platsen för allmänheten att få all möjlig information. Där kommer att finnas publika terminaler och datorer och "Info lotsar" som kan fungera som handledare och hjälp till dom som inte kan själva.
Nynäshamn mars 1997
Paul Nyman
Tel: 08 520 114 14
e-post: paul.nyman@infoserv.se